Bei Überbuchungen

Egal ob technische oder menschliche Ursachen - Fehler können jeden passieren. Hier finden Sie Wissenswertes zur Bearbeitung von Überbuchungen und wie Sie als Gastgeber unnötige Kosten vermeiden können.

Wann können Doppelbuchungen vorkommen?

  • Falsche Datenpflege: Es erfolgt eine telefonische Buchung und der gebuchte Zeitraum wird im TManager nicht belegt gemeldet.
  • Falsch gemeldete Stornierungen: Der Gast, der online gebucht hat, storniert beim Gastgeber. Der Gastgeber meldet den Zeitraum im TManager wieder frei ohne die Tourist-Info oder den IRS18 zu informieren. Wenn die Buchung dann regulär bei der Buchungsstelle auch storniert wird, wird die gebuchte Unterkunft erneut frei gemeldet. Dadurch sind zwei Unterkünfte buchbar, obwohl der Gastgeber nur eine Unterkunft hat.
  • Technische Störung: In seltenen Fällen kann auch eine technische Störung eine Doppelbuchung verursachen. Hier ist dann eine detaillierte Analyse nötig. 

Empfehlung: Um Doppelbuchungen zu vermeiden empfehlen wir Ihnen dringend die Nutzung des TManager Belegungsplans. Wenn Sie hier alle Buchungen (online Buchungen und eigenen Buchungen) verwalten, kann es nur sehr schwer zu Doppelbuchungen kommen. Fragen Sie diesbezüglich Ihre Tourist-Info oder den IRS18.

Wichtig: Eine Doppelbuchung muss unverzüglich nach Bekanntwerden bearbeitet werden.

Rechtliche Behandlung von Doppelbuchungen

Grundsätzlich hat eine online Buchung immer Vorrang. Sind beide Buchungen online Buchungen, dann hat die online Buchung, die zuerst gebucht wurde, Vorrang. Kann die online Buchung trotzdem nicht angenommen werden, bleibt der Provisionsanspruch des Buchungsportals bestehen. Der Gastgeber ist außerdem verpflichtet, eine adäquate Ersatzunterkunft für den Gast zu finden. Etwaige Mehrkosten der Ersatzunterkunft werden dem Gastgeber, der die Doppelbuchung verschuldet hat, in Rechnung gestellt. 

Daher empfehlen wir dringend die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise.

Wie verhalte ich mich bei einer Doppelbuchung?

  1. Kontaktieren Sie Ihren Gast umgehend nach Bekanntwerden der Überbuchung und versuchen Sie, eine einvernehmliche Lösung zu finden (z.B. anderer Anreisetermin). Im Idealfall stimmt der Gast einer Umbuchung zu oder storniert ggfs. selbst die Buchung.
     
  2. Wenn Schritt 1. nicht möglich ist: Suchen Sie eine adäquate Ersatzunterkunft und bieten Sie diese dem Gast an. Über die Website Ihrer örtlichen Tourist-Info oder des Tourismusverbands finden Sie i.d.R. viele Ersatzuntekrünfte. 

    Vorteil: Wenn Sie die Ersatzunterkunft suchen, dann haben Sie direkten Einfluss darauf und verhindern dadurch etwaige Mehrkosten. Wenn ein Buchungsportal eine Ersatzunterkunft sucht, dann kann diese auch durchaus teurer als Ihre gebuchte Unterkunft sein. 

    Bitte informieren Sie Ihre Tourist-Information oder den IRS18 über die Doppelbuchung und geben an, wo der Gast alternativ untergebracht wurde. Nur dann kann die Überbuchung storniert werden.

  3. Wenn Schritt 2. nicht möglich ist: Informieren Sie Ihre Tourist-Information oder den IRS18. Ihre Tourist-Information oder der IRS18 übernehmen die Umquartierung des Gastes und kümmern sich um die Stornierung der Doppelbuchung. Dies ist dann i.d.R. mit Mehrkosten verbunden (Provision und Mehrkosten der Ersatzunterkunft).