FAQ Allgemein

Voraussetzung für die Teilnahme ist der Abschluss des Vermittlungsvertrags mit Ihrer zuständigen Tourist Info. Nach Erhalt des Vertrags teilen Ihnen die Mitarbeiter der Tourist Info Ihren Zugang zum TManager, mit dem Sie Ihre Daten pflegen können, mit. 

Sie pflegen Ihre Kontingente und Preise über den TManager. Sie können sich als Hilfe die Pflegeanleitung ausdrucken oder sich von Ihrer Tourist Info helfen lassen.

Die Ortsseiten, Verbandsseiten und externe Portale sind lediglich Vermittler. Der Vertrag kommt nur zwischen dem Gast und dem Gastgeber zustande. Gerne können Sie unsere Muster-AGBs verwenden. Bitte sprechen Sie mit Ihrer Tourist Info darüber.

Ja, durch die Buchungsbestätigung erhalten Sie die vollständigen Kontaktdaten des Gastes direkt bei der Buchung. Sie können auch gerne eine Anzahlung mit dem Gast vereinbaren. Sollten Sie eine Anzahlung vor Anreise verlangen, sollte dies auch immer in Ihren AGBs oder der Leistungsbeschreibung vermerkt sein.

Storniert ein Gast seine Onlinebuchung bei Ihnen, melden Sie die Stornierung bitte umgehend per E-Mail oder telefonisch an Ihre Tourist Info. Diese nimmt die Stornierung kostenlos vor und das Kontingent wird automatisch wieder freigegeben. Die anfallende Stornierungsgebühren sind dem Gast direkt vom Gastgeber in Rechnung zu stellen. Die Höhe der Stornierungsgebühren definieren Sie als Gastgeber selbst, sollten aber in Ihren AGBs zu finden sein. Gerne können Sie unsere Muster-AGBs verwenden.

 

Wann können Doppelbuchungen vorkommen?

  • Falsche Datenpflege: Es erfolgt eine telefonische Buchung und der gebuchte Zeitraum wird im TManager nicht belegt gemeldet.
  • Falsch gemeldete Stornierungen: Der Gast, der online gebucht hat, storniert beim Gastgeber. Der Gastgeber meldet den Zeitraum im TManager wieder frei ohne die Tourist-Info oder den IRS18 zu informieren. Wenn die Buchung dann regulär bei der Buchungsstelle auch storniert wird, wird die gebuchte Unterkunft erneut frei gemeldet. Dadurch sind zwei Unterkünfte buchbar, obwohl der Gastgeber nur eine Unterkunft hat.
  • Technische Störung: In seltenen Fällen kann auch eine technische Störung eine Doppelbuchung verursachen. Hier ist dann eine detaillierte Analyse nötig. 

Empfehlung: Um Doppelbuchungen zu vermeiden empfehlen wir Ihnen dringend die Nutzung des TManager Belegungsplans. Wenn Sie hier alle Buchungen (online Buchungen und eigenen Buchungen) verwalten, kann es nur sehr schwer zu Doppelbuchungen kommen. Fragen Sie diesbezüglich Ihre Tourist-Info oder den IRS18.

Wichtig: Eine Doppelbuchung muss unverzüglich nach Bekanntwerden bearbeitet werden.

Rechtliche Behandlung von Doppelbuchungen

Grundsätzlich hat eine online Buchung immer Vorrang. Sind beide Buchungen online Buchungen, dann hat die online Buchung, die zuerst gebucht wurde, Vorrang. Kann die online Buchung trotzdem nicht angenommen werden, bleibt der Provisionsanspruch des Buchungsportals bestehen. Der Gastgeber ist außerdem verpflichtet, eine adäquate Ersatzunterkunft für den Gast zu finden. Etwaige Mehrkosten der Ersatzunterkunft werden dem Gastgeber, der die Doppelbuchung verschuldet hat, in Rechnung gestellt. 

Daher empfehlen wir dringend die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise.

Wie verhalte ich mich bei einer Doppelbuchung?

  1. Kontaktieren Sie Ihren Gast umgehend nach Bekanntwerden der Überbuchung und versuchen Sie, eine einvernehmliche Lösung zu finden (z.B. anderer Anreisetermin). Im Idealfall stimmt der Gast einer Umbuchung zu oder storniert ggfs. selbst die Buchung.
     
  2. Wenn Schritt 1. nicht möglich ist: Suchen Sie eine adäquate Ersatzunterkunft und bieten Sie diese dem Gast an. Über die Website Ihrer örtlichen Tourist-Info oder des Tourismusverbands finden Sie i.d.R. viele Ersatzuntekrünfte. 

    Vorteil: Wenn Sie die Ersatzunterkunft suchen, dann haben Sie direkten Einfluss darauf und verhindern dadurch etwaige Mehrkosten. Wenn ein Buchungsportal eine Ersatzunterkunft sucht, dann kann diese auch durchaus teurer als Ihre gebuchte Unterkunft sein. 

    Bitte informieren Sie Ihre Tourist-Information oder den IRS18 über die Doppelbuchung.

  3. Wenn Schritt 2. nicht möglich ist: Informieren Sie Ihre Tourist-Information oder den IRS18. Ihre Tourist-Information oder der IRS18 übernehmen die Umquartierung des Gastes und kümmern sich um die Stornierung der Doppelbuchung. Dies ist dann i.d.R. mit Mehrkosten verbunden (Provision und Mehrkosten der Ersatzunterkunft).

Der Gast bezahlt direkt bei Anreise vor Ort. Gegebenenfalls können Sie vorab eine Anzahlung vereinbaren. Eine Ausnahme bildet e-domizil, hier zahlt der Gast direkt an e-domizil und e-domizil überweist Ihnen schon im Vorraus den anfallenden Betrag. 

Im Endpreis sind alle pauschalen und in jedem Fall zu zahlenden Nebenkosten für Strom, Wasser, Gas und Heizung sowie die von vornherein festgelegten verbrauchsunabhängigen Kosten für Bettwäsche und Endreinigung einzubeziehen, soweit die Inanspruchnahme dieser Leistungen nicht freigestellt ist. Da bei diesen Kosten von vornherein feststeht, in welcher Höhe sie anfallen werden, sind sie als fester Preisbestandteil zu verstehen und in den Endpreis einzubeziehen.Weitere Infos hierzu finden Sie auch beim Deutschen Tourismusverband (DTV).

Die Provisionsabrechnung wird Ihnen regelmäßig von Ihrer Tourist Information zugestellt. Mehr Infos zu den anfallenden Provisionen finden Sie hier.

Seit dem 1. Januar 2016 sind alle Eigenbelegungen im TManager kostenfrei, das heißt es fallen dafür keine Gebühren mehr an.

Wurde Ihre Frage hier nicht oder nur zum Teil beantwortet? Dann schreiben Sie uns gerne eine Mail info@irs18.de. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Wenn eine Bewertung von Holidaycheck im TPortal nicht angezeigt wird, kann das folgende Gründe haben:

  • Es müssen min. 3 Holidaycheck Bewertungen vorhanden sein, damit diese im TPortal erscheinen.
  • Holidaycheck prüft alle Bewertungen vorab. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Holidaycheck übermittelt nur die letzten 10 Bewertungen über die Schnittstelle. Daher kann es sein, dass bei Holidaycheck mehr Bewertungen sichtbar sind. Die durschnittliche Bewertung wird dennoch anhand aller Bewertungen errechnet. 
  • Es werden nur die Bewertungen angezeigt, die nicht älter als 24 Monate alt sind. Die auf Holidaychekc archivierten Bewertungen werden im TPortal ebenfalls nicht angezeigt.

Holidaycheck ist ein Bewertungsportal und grundsätzlich gilt die Meinungsfreiheit. Bleiben Sie fair: Wenn eine negative Bewertung auf Holidaycheck veröffentlicht wurde, können Sie diese darauf reagieren und die Bewertung kommentieren. Achten Sie dabei auf den Stil und reagieren höflich (IhrKommentar ist für alle sichtbar). Sollten Sie dennoch eine unangemessene Bewertung bei Holidaycheck erhalten haben, können Sie das Holidaycheck direkt melden. Eine andere Möglichkeit ist, die Bewertung zu kommentieren. Hierfür muss ein Login für den LT unter Holidaycheck.de angelegt werden. Erst dann kann die Bewertung kommentiert werden.

Um ein automatisches Logout (Session Time Out) aus dem TManager zu vermeiden, loggen Sie sich bitte immer neu ein, wenn sie länger als eine halbe Stunde nicht im TManager gearbeitet haben. 

Gute Fotos erleichtern die Buchungsentscheidung Ihrer Gäste und beeinflussen diese maßgeblich. Bitte achten Sie daher darauf, Ihrer Tourist Info gute Bilder von Ihrer Unterkunft zur Verfügung zu stellen. Hier die Mindestanforderungen:

Größe
Mindestbreite: 2048 Pixel
Mindesthöhe: 1536 Pixel
Auflösung: 72 dpi

Motive
• Leistung innen (Fewo/Zimmer)
• Alle Zimmer fotografieren
• Bergblick/Ausblick/Garten
• Hausansicht
• Frühstück/Essen (falls angeboten)
• Sonstige "Alleinstellungsmerkmale"

Bitte achten Sie darauf, dass die Bilder ohne Beschriftungen (z. B. Kontaktdaten) im Bild sein müssen.

FAQ Booking.com

Was mache ich wenn ich keine Anzahlung auf booking.com erhalten habe?

Voraussetzung ist, dass in Ihren Daten festgelegt ist, dass Sie eine Anzahlung vor Anreise fordern. Wenn Sie den Gast nach Buchung darauf hingewiesen haben, dass er eine Anzahlung tätigen muss und er noch nicht reagiert hat, ist es wichtig dem Gast eine Frist vorzugeben. Falls nach der Frist noch keine Anzahlung getätigt wurde, können Sie sich an uns wenden und wir können die Buchung stornieren lassen. Deshalb ist es wichtig dem Gast früh genug eine Frist vorzugeben.

Wichtiger Hinweis: Schreiben Sie folgende Information direkt in die E-Mail, die Sie an den Gast senden:

  • Höhe der Anzahlung und Frist, bis wann der Gast die Anzahlung getätigt haben muss
  • Verweis auf die Bankinformationen, die Sie als PDF Anhang mit der E-Mail mitschicken

Beispiel: Bitte überweisen Sie die Anzahlung in Höhe von 100,- Euro bis zum 20.05.2018 auf unser Bankkonto. Die Kontodetails finden Sie im beigefügten PDF.

Diese Informationen müssen in der Anzahlungs E-Mail enthalten sein. Dadurch kann Booking.com überprüfen, ob der Gast sämtliche Informationen zur Anzahlung erhalten hat.

Was mache ich wenn der Gast seine Reisedaten bei booking.com ändern möchte?

Wenn ein Gast seinen Aufenthalt verlängern/verkürzen oder verschieben möchte, können und Ihre Unterkunft zu dem angefragten Zeitraum frei ist, dann können Sie sich gerne bei uns melden und wir nehmen dann mit booking.com Kontakt auf um die Änderung vorzunehmen.

Was mache ich wenn ein booking.com-Gast nicht anreist?

Wenn ein Gast am Tag der eigentlichen Anreise nicht bei Ihner Unterkunft ankommt und Sie keine Information vom Gast erhalten haben, melden Sie sich bitte bei uns unter info@irs18.de so schnell wie möglich (am besten innerhalb von 24 Stunden). Wir geben die Nicht-Anreise dann bei booking.com an, wenn Sie das Extranet selbst betreuen können Sie die Nicht-Anreise in der Buchung selbst angeben. Wenn Sie eine Stornierungsgebühr verlangen müssen Sie dem Gast die Rechnung dafür zusenden.

 

Was mache ich wenn der Gast über booking.com eine weitere Person anmeldet?

Wenn ein Gast anfragt eine weitere Person mitzubringen und sich dadurch der Preis ändert, teilen Sie uns bitte unter info@irs18.de die Änderungen mit damit auf booking.com die Buchung geändert werden kann. 

 

Bewertungen auf Booking.com - die wichtigsten Regeln

Alle Bewertungen sind neu und echt. Nur Gäste, die über Booking.com gebucht haben und tatsächlich in Ihrer Unterkunft übernachtet haben, können eine Bewertung abgeben. Zur Erhöhung der Sichtbarkeit insbesondere bei saisonal geöffneten Unterkünften oder Unterkünften mit nur einigen wenigen Zimmern können auch Bewertungen erscheinen, die älter als 24 Monate sind und zwar bis zur 30. Bewertung. Bei jeder Bewertung nach der 30. wird die älteste durch die neueste ersetzt, wenn diese jünger als 24 Monate ist.

Auf positive Gästebewertungen antworten 

Gäste schätzen persönliche Antworten; zeigen Sie dem Gast, dass Sie die Bewertung gelesen und sich darüber gefreut haben, indem Sie etwas wiederholen, das vom Gast erwähnt wurde. Dies wiederum wird anderen Gästen verdeutlichen, dass Sie Feedback schätzen und sie ermutigen, eine positive Bewertung zu verfassen. Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Unterkunft zu bewerten. Wir freuen uns immer wieder, dass unsere Küche von den Gästen geschätzt wird.“

Unterstreichen Sie die Stärken Ihrer Unterkunft. Wenn ein Gast einen bestimmten Aspekt Ihrer Unterkunft positiv hervorhebt, können Sie dies zusätzlich unterstreichen, indem Sie den Aspekt in Ihrer eigenen Antwort erwähnen. Beispiel: „Ich freue mich sehr, dass Ihnen unser Pool so gut gefallen hat. Wir haben ihn erst kürzlich modernisiert und es ist einfach toll zu lesen, dass sich die Mühe gelohnt hat!“

Auf negative Gästebewertungen antworten

Nehmen Sie die Bewertung nicht persönlich. Auch bei den besten Unterkünften gibt es immer wieder den ein oder anderen Gast, der etwas auszusetzen hat. Bedenken Sie, dass ein Urlaub auch stressig sein kann, besonders da die Anzahl an Urlaubstagen begrenzt ist. Viele Gäste möchten einfach nur, dass alles perfekt ist.

Bleiben Sie stets ruhig und höflich. Wenn Sie freundlich und höflich antworten, können Sie eine negative Bewertung als gute Gelegenheit nutzen, um Professionalität zu beweisen und zukünftige Gäste sogar dazu ermutigen, bei Ihnen zu buchen.

Objektivität geht vor Emotionen. Wenn ein Gast eine wichtige Information (zum Beispiel bezüglich Renovierungsarbeiten) falsch verstanden oder überlesen hat,weisen Sie darauf hin, dass diese Information zu dem Zeitpunkt auf Booking.com angezeigt wurde. So können Sie objektiv bleiben und auf die entstandenen Unannehmlichkeiten eingehen, ohne die Schuld auf sich nehmen zu müssen. Beispiel: „Ich bedauere es sehr, dass Ihr Aufenthalt durch die Lautstärke der Renovierungsarbeiten beeinträchtigt wurde. Wir versuchen, die Unannehmlichkeiten soweit wie möglich einzuschränken. Der Zeitraum der Renovierungsarbeiten ist auf Booking.com vermerkt.”

Immer konstruktiv bleiben. Jede Art von Kritik kann konstruktiv genutzt werden. Wenn sich ein Gast über etwas beschwert, sollten Sie auf seine bzw. ihre Enttäuschung eingehen und nachforschen, ob Sie etwas verbessern können. Bedanken Sie sich für das Feedback und erwähnen Sie, dass Sie entsprechend reagieren werden. Beispiel: „Wir bedauern sehr, dass Sie von unserem Frühstück enttäuscht waren. Wir möchten künftig mit einer örtlichen Bäckerei zusammenarbeiten, um jeden Tag eine bessere Gebäckauswahl anbieten zu können.”

Verständnis zeigen statt Schuld auf sich laden. Oft möchte ein Gast, der eine negative Bewertung schreibt, einfach nur gehört werden. Um die Wut oder den Frust des Gastes abzubauen, sollten Sie zunächst Verständnis dafür zeigen, dass der- oder diejenige eine schlechte Erfahrung gemacht hat. Das heißt nicht, dass Sie die Verantwortung für die Enttäuschung des Gastes übernehmen. Sie nehmen die Beschwerde lediglich wahr. Beispiel: „Wir bedauern sehr, dass Sie von der Größe und dem allgemeinen Zustand der Zimmer in unserer Unterkunft enttäuscht waren. Unser Bed & Breakfast ist ein kleiner Familienbetrieb und kann daher den Standards eines Hotels nicht entsprechen. Wir hoffen, dass Sie die für Sie passende Unterkunft für die nächsten Stationen Ihrer Reise gefunden haben.”

Direkt nach der Aufschaltung zu Booking.com ist der Text von Booking.com zunächst in englischer Sprache.

Der Text wird aber nach einiger Zeit ins Deutsche übersetzt. Dies ist Nachfrage gesteuert, je mehr Klicks von deutschsprachigen Gästen (mit deutscher IP-Adresse) das desto schneller wird die Übersetzung vorgenommen. 

Wenn der Text bei Booking.com Fehler enthält, wie z.B. eine falsche Information zu Entfernungen oder falsche Ausstattung.

Bitte geben Sie dies an Ihre Tourist-Information oder an IRS18 weiter. Wir beantragen die Änderung des Textes bei Booking.com. Dies kann jedoch etwas dauern. 

Wichtig: Der Unterkunftstext bei Booking.com wird automatisch generiert, deshalb lässt sich dieser Text nicht frei schreiben und verändern. Lediglich falsche Angaben werden von Booking ausgebessert. 

Grundsätzlich empfehlen wir immer eine Anzahlung zu verlangen, unabhängig von Booking.com. 

Somit haben Sie im Falle einer Stornierung die Stornierungsgebühr oder einen Teil davon auf dem Konto. 
Wenn ein Gast die geforderte Anzahlung in der gegebenen Frist nicht entrichtet, kann die Buchung storniert werden. Dies schützt also auch vor Fake-Buchungen und Gäste die per Telefon nicht erreichbar sind und auf Mails nicht reagieren. 

Wenn ein Gast eine Anzahlung nicht tätigt, können Sie den Gast entweder noch einmal kontaktieren und nachfragen, oder Sie geben der Tourist-Info oder uns Bescheid und wir kümmern uns um die Stornierung. 

  • Anzahlungsmail an den Gast

Der Gast ist über die E-Mail auf der Buchungsbestätigung zu erreichen. Sie können den Gast die Anzahlungfordeung per Mail zukommen lassen. Hier muss die Bankverbindung, die Höhe der Anzahlung und die Frist geinhaltet sein. 

Falls nach dieser Frist keine Anzahlung überwiesen wurde bitte melden Sie dies an Ihre Tourist-Info oder an IRS18 und wir werden die Buchung stornieren.

Wichtig: Bitte keinen Anhang mitsenden sondern den Text per Mail versenden. 

  • Automatische Anzahlungsforderung

Booking.com bietet die Möglichkeit eine automatisierte Anzahlungsforderung nach der Buchung an den Gast zu versenden. 

Wir hinterlegen diese Anzahlungsforderung für Sie, bitte geben Sie uns Bescheid falls Sie dies nutzen möchten.

Wir geben dem Gast Ihre Bankdaten weiter, mit einer Frist von 7 Tagen. 

Falls nach dieser Frist keine Anzahlung überwiesen wurde bitte melden Sie dies an Ihre Tourist-Info oder an IRS18 und wir werden die Buchung stornieren. 

  • Kontakt mir dem Gast aufnehmen

           Sie können den Gast über die E-Mail-Adresse auf der Buchungsbestätigung kontaktieren. Diese E-Mail-Adresse wird zwar von Booking.com verschlüsselt, des Gast ist dennoch über diese Mail-Adresse erreichbar. 

  • Wenn der Gast Ihnen eine Nachricht sendet

           Sie erhalten  diese per Mail von Booking.com. Sie können auf diese Nachricht anworten indem Sie in Ihrem E-Mail Programm auf Antworten klicken (nicht der blaue Button in der E-Mail)

Die Beschreibunsgtexte werden an Booking.com übertragen, diese werden im Gastgeberprofil ausgespielt und beitet die Möglichkeit das Booking.com Inserat etwas persönlicher zu gestalten. Hier kann auch ein Foto von Ihnen als Gastgeber hinterlegt werden. 

Wir empfehlen die Beschreibungstexte in drei Teile aufzuteilen (pro Teil max. 1200 Zeichen):

- Allgemeine Beschreibung (über die Unterkunft)

- Über Sie als Gastgeber

- Über die Umgebung

Wichtig: Dieses Gastgeberprofil steht aktuell bei Booking nur Ferienwohnungen, Ferienhäuser und Bauernhöfe zur Verfügung.

Vorab: Wir haben erst einmal das Programm für alle Gastgeber deaktiviert, es kann jedoch sein, dass es noch Buchungen in der Zukunft gibt, die über das Programm laufen. 

Bei den Buchungen wird die reguläre hinterlegte Richtlinie mit einer „kulanteren“ Richtlinie (siehe Screenshot) ersetzt. So sollen mehr Buchungen generiert werden, da Gäste aktuell besonders sensibel für kulante Stornierungsbedingungen sind, also die Möglichkeit die Buchung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt kostenlos stornieren zu können.

Hier ein Beispiel, diese Richtlinie hat der Gastgeber als Stornierungsbedingung hinterlegt: 

Flexibel - 7 Tage

Bis zu 7 Tage vor der Anreise können Gäste kostenfrei stornieren. Der Gast zahlt im Falle einer Stornierung in den 7 Tagen vor der Anreise 80 % des Gesamtpreises.

Keine Vorauszahlung erforderlich.

Risikofreien Buchungen sind in dem Sinne normale Buchungen, Sie sehen auf Ihrer Buchungsbestätigung sind diese immer extra gekennzeichnet:

 

Darauf sieht man, welche Richtlinie nun für den Gastgeber gültig ist, in diesem Falle ist es eine kostenlose Stornierung bis 4 Tage vor Anreise, also nicht die reguläre kostenlose Stornierungsfrist des Gastgebers (in diesem Beispiel 7 Tage).

Wenn der Gast in dem Zeitraum des geänderten Stornierungszeitraum storniert (in dem Beispiel z.B. 5 Tage vor der Anreise), dann verpflichtet sich Booking.com einen neuen Gast für diesen Zeitraum zu finden.

Um einen neuen Gast zu finden, kann Booking.com Rabatte gewähren, hier verzichtet Booking.com dann einfach auf deren 12% Provision.

Was passiert, wenn Booking.com keinen alternativen Gast findet?

Dann bezahlt Booking.com die Stornierungsgebühren. Bitte geben Sie uns Bescheid, falls Sie eine solche Buchung haben und Booking.com keinen Ersatzgast gefunden hat. Wir prüfen, ob Booking.com die Stornierungsgebühren bezahlt. 

Um einen neuen Gast zu finden, kann Booking.com Rabatte gewähren, hier verzichtet Booking.com dann einfach auf deren 12% Provision. Diese Buchung werden wir im System anpassen und werden die 12% Provision nicht berechnen, oder gutschreiben. 

 

Hier finden Sie den Beitrag direkt von Booking.com zu diesem Programm:

Risikofreie Buchungen

Wenn Sie weitere Fragen zu dem Programm Risikofreie Buchungen haben, bitte senden Sie uns eine E-Mail an die info@irs18.de

Wie kann ich bei booking.com teilnehmen?

Sie können über das IRS die direkte Anbindung zu booking.com nutzen. Bitte wenden Sie sich an uns, wir beraten Sie gerne zu diesem Thema. Ein Infoblatt zu unserem Angebot für booking.com finden Sie hier zum Download und ausdrucken.